オンライン会議が急速に普及し、ビジネスや学校などさまざまな場面で欠かせない存在になりました。しかし、慣れていない初心者にとっては、マナーや注意点が分からず不安に感じることもあるでしょう。
この記事では、オンライン会議をスムーズかつ快適に進めるために、事前準備から参加中のマナー、トラブル対応まで、初心者が知っておくべきポイントを詳しく解説します。
オンライン会議前の準備
オンライン会議にスムーズに参加するためには、事前の準備が欠かせません。以下のチェックポイントを押さえて、安心して会議に臨みましょう。
必要な機材と環境チェック
オンライン会議では、使用する機材やネット環境がスムーズな進行を左右します。
まずはPCやスマートフォン、タブレットの動作確認を行いましょう。OSや会議アプリが最新の状態かどうか、事前にアップデートを確認しておくと安心です。
通信環境も重要です。できるだけ有線LANで接続するか、Wi-Fiの場合はルーターの近くで参加するのがベスト。他のアプリや動画配信などは終了して、通信負荷を軽くする工夫も必要です。
カメラ・マイクの動作確認
カメラとマイク、スピーカーが正しく機能するかを確認しておきましょう。マイクはヘッドセットやイヤホンを使うと、雑音を防ぎ音声がクリアになります。
マイクテストでは、音量の調整とノイズチェックを。スピーカーの音量も適切か確認し、エコーやハウリングがないように注意。
画面共有を行う予定がある場合は、資料を開いておく、または共有のテストもしておくと安心です。
背景や周囲の整理整頓
会議中に映る背景がごちゃごちゃしていると、相手に落ち着かない印象を与えることがあります。カメラに映る範囲はできるだけ片付け、壁やカーテンなどシンプルな背景を選びましょう。
バーチャル背景を使う場合も、体が透けて見えないように服の色とのバランスに注意してください。
部屋の明るさも重要です。顔が暗く映らないよう、自然光やデスクライトで前から照らすと見え方が格段によくなります。
会議中の基本マナー
オンライン会議中は、ちょっとした振る舞いが印象を左右します。以下のポイントを押さえて、周囲に配慮した行動を心がけましょう。
適切な服装と身だしなみ
オンラインとはいえ、第一印象は画面越しに伝わります。
社内ミーティングであっても、パジャマや部屋着は避け、清潔感のあるカジュアルな服装を心がけましょう。クライアントとの会議であれば、襟付きシャツやジャケットなど少しフォーマルな服装が好印象です。
髪型も整え、顔が見えるようにセットすること。特に前髪が目にかかると暗い印象を与えがちなので注意しましょう。
男性でも肌のテカリを防ぐために軽くパウダーを使うと清潔感がアップします。眼鏡の反射にも注意し、角度を調整しましょう。
マイクのオン・オフの使い分け
話していないときはマイクをミュートにして、生活音や雑音が入らないようにしましょう。
発言時は忘れずにミュートを解除し、話し終わったらすぐにミュートに戻すのが基本です。
特に大人数の会議では、全員がマナーを守ることで快適な音声環境が保たれます。
相手に伝わりやすい話し方
オンラインでは音声が聞き取りにくいことがあるため、はっきりとした口調で話すことが大切です。早口にならず、適度な間を入れることで聞きやすくなります。
カメラ目線で話すと、相手に視線が合っているように見えるので、印象が良くなります。また、「以上です」「いかがでしょうか？」と発言の締めくくりを意識すると、次の人が発言しやすくなります。
スムーズなコミュニケーションのコツ
会議の質は参加者同士のコミュニケーションで決まります。お互いが気持ちよくやり取りできるよう、以下のポイントを意識しましょう。
発言のタイミングとルール
オンラインでは、対面と違って話すタイミングを見極めるのが難しいことがあります。相手の発言が完全に終わったのを確認してから話し始めましょう。「一つ補足させてください」など、軽く前置きをするのも効果的です。
発言は「結論 → 理由 → 詳細」の順で伝えると、聞く側にとってわかりやすくなります。
相手の話を遮らない聞き方
相手が話している最中に割り込んだり、表情が無反応だと、話し手は不安になります。うなずきや「はい」「なるほど」などのリアクションを適度に入れると、聞いている姿勢が伝わります。
カメラをオンにしている場合は、相手の目線の方向に顔を向けると好印象です。
音声の遅延がある場合もあるので、相手が話し終えるまで待ちましょう。補足や質問をしたい場合は、チャット機能を使うと会話がスムーズに進みます。
メモを取るときも、顔を完全に下げず、時折画面を見るなどして関心があることを示しましょう。
チャット機能の活用方法
発言しづらいときは、チャット機能を活用しましょう。話している人を遮らずに意見や補足を伝えられるため、大人数の会議では特に便利です。
また、進行を助けるメッセージや、資料の共有、議事録の記録にも役立ちます。リアクション機能（👍や👏、🙆♂️や❓）も活用すると、会議に積極的に参加している印象を与えます。
発言したいけどタイミングがつかめないときには「✋（手を挙げる）」を使うことで、スムーズに発言の機会を得られます。また「✅（賛成）」や「❌（反対）」などで意見を素早く共有することも可能です。
静かすぎる会議では、適切なリアクションで会話のテンポを整えたり、「○○についてどう思いますか？気軽にチャットで教えてください」と促すと雰囲気が和らぎます。
使いすぎには注意が必要で、チャットが多すぎると本題が埋もれる可能性もあるため、内容とタイミングを意識して活用しましょう。
オンライン会議でのNG行動
オンライン会議では、無意識のうちにマナー違反となる行動をしてしまうことがあります。以下のようなNG行動に注意しましょう。
背景や音で迷惑をかける行為
カメラの背景が散らかっていたり、雑音が頻繁に入ると、相手に不快感を与えてしまいます。特にキーボードの打鍵音、家族の声、エアコンの音などは意外とマイクが拾いやすいので注意が必要です。照明も暗すぎたり逆光だったりすると、顔が見えにくくなります。
話しすぎ・黙りすぎのバランス
一人で長く話しすぎると、他の参加者が発言しづらくなります。逆に無言でリアクションもないと、関心がないと思われてしまうことも。
適度に発言し、他の人の話を受けてリアクションする姿勢が大切です。
他の作業をしながらの参加
スマホを操作したり、メールを見たりといった「ながら参加」は、相手に失礼な印象を与えます。カメラ越しでも集中していないことは伝わるため、会議中は他の作業を控えましょう。
トラブル発生時の対処法
万が一トラブルが発生しても、事前に対処法を知っていれば落ち着いて対応できます。
音が聞こえない・映像が映らない時
まずはミュート状態や、使用するマイク・カメラが正しく選ばれているかを確認します。イヤホンやヘッドセットの抜き差し、ZoomやTeamsの再起動、または会議からの再接続も有効です。
ネット接続が不安定になった時
Wi-Fiが不安定な場合は、可能であれば有線LANに切り替えると安定します。他のアプリや動画再生は終了し、必要であればビデオの画質を下げることも検討しましょう。
急なトラブルへの冷静な対応
音声や映像に問題が出たときは、チャットで状況を伝えることが大切です。事前にトラブル時の再接続方法や、予備のデバイスを準備しておくと安心です。また、会議開始10分前にはテスト接続を行い、トラブルの予防を心がけましょう。
快適なオンライン会議のためにマナーを守ろう
オンライン会議は、少しの準備と意識でぐっと快適に進められます。事前の機材チェックや環境整備、会議中のマナー、トラブル時の冷静な対応など、どれも基本的なポイントですが、できていない人が意外と多いのが現実です。
初心者の方こそ、今回ご紹介した内容を意識して実践すれば、どんな会議でも自信を持って参加できるようになります。快適なオンライン会議のために、ぜひ参考にしてください。
